相手の納得を生む伝え方
納得を生む為の伝え方がある。PREP 法とも言う。
具体的には、以下の順で伝えることだ。
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- 結論から言う
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- 理由を示す
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- 具体例を示す
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- 結論を繰り返す
口頭で伝えるだけでなく、文章作成でも有効である。
以下、具体的にみていこう。
システム導入すべきかどうか
ここでは
「会社に勤怠管理自動化システム X を導入すべきか」を題材にしよう。
最初に完成した形を次に示しておく。
我が社にも勤怠管理自動化システム X を導入すべきです。
主な理由はコスト削減の為です。
我が社では勤怠管理に月額で約100万円、余分なコストが発生しています。
人事・総務にて、勤怠情報をすべて目視・手作業でチェックしており
それが負荷になっているからです。また、同システム X を導入した他社100件以上の実績から、
勤怠管理コストが平均 80% 削減したという報告があります。
我が社でも導入しない手はありません。以上から、我が社も勤怠管理システム X を導入すべきです。
1. 結論から言う
まず先に、結論を述べよう。
自分はそこで何を主張したいのか、最初に言い切ろう。
我が社にも勤怠管理自動化システム X を導入すべきです。
2. 理由を示す
結論を述べた理由、言い換えると「なぜそうだと言えるのか・言いたいのか」
を次に述べる。
主な理由はコスト削減の為です。
3. 具体例を示す
理由を想像しやすいような場面・状況を具体例として出す。
仕事の場面では、数字を使うとより有効である。
我が社では勤怠管理に月額で約100万円、余分なコストが発生しています。
人事・総務にて、勤怠情報をすべて目視・手作業でチェックしており
それが負荷になっているからです。また、同システム X を導入した他社100件以上の実績から、
勤怠管理コストが平均 80% 削減したという報告があります。
我が社でも導入しない手はありません。
4. 結論を繰り返す
改めて、結論を繰り返す。
伝えた相手に今一度、主張を印象付けるためにやる。
以上から、我が社も勤怠管理システム X を導入すべきです。
利用に適した場面
この手法は、口頭・文面どちらにしても伝え方がやや長くなるのが難点だ。
なので、次のような「伝え方が長くなっても問題ない」場面で利用するとよい。
- 質問・疑問への応答
- 意見の主張
- 何らかの提案
まとめ
- 相手に納得を生む伝え方をするには、次の 4 つを順に伝えること
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- 結論から言う
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- 理由を示す
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- 具体例を示す
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- 結論を繰り返す
その他「伝え方・聴き方・尋ね方」を
「専門知識を活かす為に、伝える・聴く・尋ねる」に一覧化しているので、
別途参照いただきたい。
