要約・詳細だけを伝える
「納得を生む為に、結論・理由・具体例・結論の順で伝える」
に記載した伝え方は、簡潔に、端的に述べるには向いていない。
簡潔さ・端的さを求められる場面では、要約・詳細のみを伝える。
これは、SDS 法とも言われる。
簡潔・端的に伝える
とるべき順序は以下の通りである。
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- 要約を述べる
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- 詳細を述べる
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- もう一度要約を述べる
進捗を簡潔に伝える
顧客や上司から「進捗に問題はありませんか」と尋ねられたとしよう。
伝え方はこうだ。
進捗に問題はありません。
なぜならば、今日までにやるべき課題は定時までに終わるからです。
なので、進捗には問題ありません。
要約は結論のみ
要約を結論と読み替えて、一言で済ませよう。
進捗に問題はありません。
詳細は「概要を補足する」ものである
概要を捕捉するものとは何か。主に以下の 3 つである。
- 理由(なぜならば)
- 具体的なもの(具体的には)
- 例示(例えば)
今回の場合は理由である。
なぜならば、今日までにやるべき課題はあと 1 時間で終わるからです。
要約をもう一度押す
相手に要約を念押しするため、もう一度伝える。
なので、進捗には問題ありません。
やり方の補足: 詳細をダラダラ足さない
補足は要約と同様、一言・二言で済ませるつもりで伝える。
あれも、これも、と付け足すと簡潔に・端的にならない。
まとめ
- 簡潔に・端的に伝えるには次の方法をとる
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- 要約を述べる
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- 詳細を述べる
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- もう一度要約を述べる
- 詳細は、理由・具体的なもの・例示いづれかを選ぶ
- 詳細をダラダラ話さない。一言・二言で終わらせる
その他「伝え方・聴き方・尋ね方」を
「専門知識を活かす為に、伝える・聴く・尋ねる」に一覧化しているので、
別途参照いただきたい。
